ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ
I. ÁLTALÁNOS INFORMÁCIÓK, AZ ADATKEZELŐ
1.1. Az adatkezeléshez kapcsolódó gazdasági tevékenység
A jelen adatkezelési tájékoztató (továbbiakban: „Tájékoztató”) Tóth Renáta Kitti e.v. és a vele kapcsolatba lépő személyek részére ingatlanértékesítési, ingatlanközvetítési szolgáltatást (pl.: ingatlan értékesítése, bérbeadása, egyéb hasznosítása; ingatlan felkutatása vásárlás, bérlet céljára; stb.) nyújt, valamint elősegíti az ehhez kapcsolódó egyéb szolgáltatások igénybe vételét, közvetítését (pl: hitelfelvétel, energetikai tanúsítvány, értékbecslés, stb.).
1.2. Az adatkezelők személye
Figyelemmel arra, hogy a fenti 1.1. pontban írtak szerint azokat a tevékenységeket, amelyhez az adatkezelés kapcsolódik, egy személy végezheti, az egyes tevékenységekhez kapcsolódó adatkezelésnek egy adatkezelője lehet.
Ahol jelen Tájékoztató az „Adatkezelő” megnevezést használja, azon Tóth Renáta Kitti e.v.-ót kell érteni.
1.3. Az Érintett
Az adatkezeléssel érintett személy az ügyfél, az a személy, aki az Adatkezelővel kapcsolatba lép, és ennek során megadja adatait a szerződés megkötése, a szolgáltatások igénybe vétele céljából. Érintett az a személy is, akinek az adatai más módon (más érintettől, ügyféltől, nyilvános forrásból) kerülnek az Adatkezelőhöz.
1.4. Irányadó jogszabályok
Az Adatkezelők a tevékenységüket az Európai Unió és a magyar jogszabályok hatálya alatt végzik. Az adatkezelésre elsősorban az Európai Unió általános adatvédelmi rendelete vonatkozik (Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről; továbbiakban: „GDPR”). A GDPR szövege elérhető a https://eur-lex.europa.eu/legal-content/HU/TXT/?uri=CELEX:32016R0679 honlapon.
Ezen túlmenően az irányadó jogszabályok:
Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény;
a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2017. évi LIII. törvény (a törvény által előírt azonosítási, bejelentési, nyilvántartási adatokat illetően, továbbiakban: „Pmt.”);
a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. § (a bizonylatok megőrzését illetően);
a gazdasági reklámtevékenység alapvető feltételeiről és egyes korlátairól szóló 2008. évi XLVIII. törvény.
A vonatkozó jogszabályok elérhetők a https://net.jogtar.hu/ címen.
1.5. A Tájékoztató hatálya
Jelen Tájékoztató kizárólag a GDPR hatálya alá tartozó adatkezelésekre terjed ki.
A GDPR alapán személyes adat az azonosított vagy azonosítható természetes személyre (továbbiakban: „Érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító (például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító) vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható.
Mindezek alapján jelen Tájékoztató hatálya nem terjed ki azon adatokra, amelyek nem természetes személyekre vonatkoznak (pl. cégadatok), vagy amelyek nem hozhatók kapcsolatba természetes személyekkel (pl. statisztikai adatok, azon adatok, amelyek anonimizáltak). Jelen Tájékoztató hatálya kizárólag az Adatkezelők adatkezelésére terjed ki.
II. AZ ADATKEZELÉS ELVEI, CÉLJA, JOGALAPJA
2.1. Az adatkezelés elvei
Az Adatkezelők az adatokat jogszerűen, tisztességesen, és az Érintett számára átlátható módon kezelik. Az Adatkezelők törekednek arra, hogy az általuk kezelt adatok pontosak és naprakészek legyenek. Az Adatkezelők biztosítják az Érintett jogainak érvényesülését, és megteszik a szükséges intézkedéseket annak érdekében, hogy az adatkezelés annak minden szakaszában jogszerű legyen.
2.2. Az adatkezelés célja
Az adatkezelés elsődleges célja az Adatkezelők szolgáltatásainak nyújtása, és az ehhez kapcsolódó üzleti tevékenység elvégzése. Ezen belül az adatkezelés céljai:
Az érintett személyének azonosítása, az Érintettel való kapcsolatfelvétel és kapcsolattartás;
Az Érintett által értékesíteni, bérbe adni kívánt ingatlan rögzítése az informatikai rendszerben, az értékesítés (bérbe adás) elősegítése;
Az ingatlanra vonatkozó hirdetések közzététele, a lehetséges vevők (bérlők) felkutatása;
Ingatlant kereső Érintett esetén az igények feltárása;
Az ingatlant kereső és kínáló ügyfelek között a kapcsolat létrehozása, az ingatlanra vonatkozó ügylet létrejöttének elősegítése;
Egyeztetés a felek között az ügylettel kapcsolatban;
Szükség esetén a hiteligény felmérése, és a pénzügyi szakértővel való kapcsolat felvétele;
Az Érintett és az Adatkezelők között a megbízási szerződés létrehozása és teljesítése;
Kapcsolódó szolgáltatások (pl. energetikai tanúsítvány, értékbecslés) nyújtása, ezen szolgáltatásokat nyújtó szolgáltatókkal való kapcsolatfelvétel elősegítése;
A jogviszonyból származó jogok gyakorlása, kötelezettségek teljesítése;
Szerződésszegés (pl. megkerülés) esetén az igények érvényesítése;
Jogszabályban elrendelt kötelezettségek teljesítése (pl. ügyfél-átvilágítás);
Panaszkezelés, fogyasztóvédelem; az Érintett külön hozzájárulása esetén reklámozás.
2.3. Az adatkezelés jogalapja
Figyelemmel arra, hogy az Adatkezelők több célból is kezelnek személyes adatot, az adatkezelés jogalapja is többféle lehet. A főbb jogalapok az alábbiak, az egyes adatkezelésekhez kapcsolódó konkrét jogalapok a Tájékoztató IV. pontjában szerepelnek.
Az érintett hozzájárulása (GDPR 6. cikk (1) bek. a) pont)
Az adatkezelés jogalapja elsősorban az Érintett hozzájárulása. Az Érintett a hozzájárulását azzal adja meg, hogy az Adatkezelőkkel kapcsolatba lép, és kezdeményezi a szolgáltatások igénybe vételét. Amennyiben az Érintett adatait az Adatkezelők valamelyike felveszi, a hozzájárulást az Érintett az adatkezelési tájékoztató elfogadásával adja meg. Online adatfelvétel esetén a hozzájárulás megadása jelölőnégyzet elfogadásával történik.
A hozzájárulás minden esetben önkéntes. Az Adatkezelő szolgáltatásai máshol elérhető, helyettesíthető, az esetek jelentős részében nélkülözhető szolgáltatások, így az Érintett önkéntes elhatározásán alapul, hogy az Adatkezelővel kapcsolatba lép, és igénybe veszi a szolgáltatásokat, vagy érdeklődik a szolgáltatások igénybe vétele felől.
Az Adatkezelők és az Érintett között létrejött szerződés (GDPR 6. cikk (1) bek. b) pont)
Amennyiben az Érintett az Adatkezelőkkel szerződést köt, a szerződésben és a kapcsolódó nyomtatványokon megadja azon adatait, amelyek szükségesek a szerződés teljesítéséhez. A szerződés minden esetben tartalmazza az Érintett tájékoztatását az adatkezelésről.
Amennyiben az Érintett a szerződéskötést megelőzően megadja adatait a szerződés előkészítése, megkötése, az igények felmérése érdekében, az Adatkezelők ezen lépések érdekében kezelik az Érintett adatait, az Érintett tájékoztatása mellett.
A szerződés megkötése minden esetben önkéntes. Az Érintett a szolgáltatásokról és az adatkezelésről szóló tájékoztató alapján hozhat döntést arról, hogy a szerződést megköti-e, vagy sem.
A jelen pont szerinti esetben az adatkezelés a szerződés teljesítése és az Érintett által kezdeményezett lépések megtétele érdekében történik, a GDPR hivatkozott pontja alapján.
Amennyiben az Érintett valamely, az Adatkezelő által kért, vagy szerződésben megjelölt adat kezeléséhez nem járul hozzá, jogában áll az adat megadását megtagadni. Amennyiben az adat kezelése jogszabály alapján kötelező, vagy az adat hiányában a szerződés nem teljesíthető, az adat megadásának hiányában a szerződés nem jön létre. Erről az érintett minden esetben tájékoztatást kap.
Jogszabályban foglalt kötelezettség teljesítése (GDPR 6. cikk (1) bek. c) pont)
Az adatkezelés jogalapja bizonyos esetekben jogszabály rendelkezése. A főbb, adatkezelést is előíró jogszabályok a 1.4. pontban meghatározott jogszabályok.
Az adatkezelő vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítése (GDPR 6. cikk (1) bek. f) pont)
Amennyiben az adatkezelés szükséges az adatkezelő, vagy harmadik fél jogos érdekének érvényesítéséhez, az adatot az Adatkezelők felhasználják ezen érdek érvényesítése céljából. A jelen bekezdés szerinti adatkezelés
kivételes, arra csak egyedi elbírálás (ún. érdekmérlegelési teszt) alapján kerül sor, a jelen Tájékoztatóban meghatározott esetekben. Az Adatkezelők az érdekmérlegelési teszt során minden esetben pontosan azonosítják azt az érdeket, amely indokolja az adatkezelést, és megvizsgálják, hogy más módon (jogalappal) az adatkezelés megvalósítható-e. Az érdekmérlegelési teszt során minden esetben vizsgálatra kerül az érintett jogainak esetleges sérelme, és azon intézkedések lehetősége, amelyek ezen jogok esetleges sérelmét csökkentik, illetve az érintettnek segítséget nyújtanak a jogaik érvényesítésében.
III. AZ ADATKEZELÉS LEÍRÁSA, A KEZELT ADATOK KÖRE
3.1. Az adatkezelés folyamatának leírása
Amennyiben az Érintett ingatlant kínál, és az értékesítésre (bérbe adásra) megbízást ad, a szerződést minden esetben Adatkezelővel köti meg. Ebben az esetben az Érintett megadja az adatait a szerződésben, valamint a kapcsolódó nyomtatványokon. Az Adatkezelő rögzíti az
adatokat, előkészíti az ingatlan hirdetését, és elkészíti az ingatlanról a hirdetésekben megjelenő fényképeket. Az elkészült hirdetéseket az Adatkezelők közzéteszik a Weboldalon, az egyes, ingatlanközvetítéssel foglalkozó portálokon (pl. ingatlan.com, jofogas.hu, stb.), a belső anyagokban, és egyes nyilvános felületeken (kiadványok, FaceBook, stb). A hirdetésben személyes adatok nem szerepelnek, csak az Adatkezelő elérhetőségei.
Ingatlan keresése esetén Adatkezelő rögzíti személyes adatait. Amennyiben az Érintett számára ingatlan kerül bemutatásra, az Ingatlanértékesítő a Közvetítési Nyilatkozaton rögzíti az Érintett adatait és a megtekintett ingatlan adatait.
Kapcsolódó szolgáltatás (pl: hitel, energetikai tanúsítvány, értékbecslés) igénybe vétele esetén az Adatkezelő az Érintett adatait a szolgáltatást nyújtó személy részére.
Amennyiben az Érintett a Weboldalon regisztrál, és megadja adatait, elfogadja a jelen Tájékoztatót. Ezt követően az Érintett igénybe veheti a Weboldal szolgáltatásait, hirdetést tehet közzé, feliratkozhat hírlevélre.
Amennyiben a megbízási szerződés megszűnik (teljesítéssel, felmondással, lejáratot követően), vagy az Érintett a továbbiakban az Adatkezelő szolgáltatását nem veszi igénybe, a hirdetés nem lesz elérhető. Ebben az esetben az Adatkezelő az adatokat törli, vagy a jelen Tájékoztatóban meghatározott célból, módon, és ideig tárolják.
3.2. Az adatok felvétele
Az Adatkezelő az adatokat elsősorban az Érintettől személyesen veszik fel.
Az adatfelvétel továbbá az alábbi módokon történhet:
Más forrásokból történő adatfelvétel: Az Adatkezelő az Érintett által közzétett (pl. hirdetésben szereplő) adatokat (telefonszám, e-mail cím) rögzítik kapcsolatfelvétel céljából. Egyéb esetben az Adatkezelők adatokat más forrásból kizárólag akkor vesznek át, ha erre törvény felhatalmazást ad. Az Adatkezelők a nyilvános, bárki számára hozzáférhető adatállományokból (így különösen az ingatlan-nyilvántartásból) is vesznek fel adatokat, amennyiben azok szükségesek az adatkezelés céljának eléréséhez.
Weboldalon keresztül: Amennyiben az Érintett a Weboldalon keresztül lép kapcsolatba az Adatkezelővel, adatait a Weboldalon keresztül, az erre szolgáló felületen adja meg. Ebben az esetben az Érintett elfogadja jelen Tájékoztatót, és hozzájárulást ad a jelen Tájékoztató szerinti adatkezeléshez. Az adatkezeléshez való hozzájárulásról az Érintettnek nyilatkoznia kell (jelölőnégyzet elfogadásával).
3.3. A kezelt adatok köre
Az Adatkezelők a természetes személyek alábbi adatait kezelik:
a. Azonosításhoz szükséges adatok: az Érintett családi és utóneve, születési családi és utóneve, születési helye, ideje, anyja születési neve, állandó lakcíme, ennek hiányában tartózkodási helye, azonosító okmányának típusa és száma. Az adatok kezelésének célja az
Érintett személy azonosítása, a vele való kapcsolattartás, szükség esetén az igények érvényesítése. Az adatok megadása szerződéskötés, egyéb, jogviszonyt keletkeztető kapcsolat (pl. megtekintési tanúsítvány aláírása) esetén kötelező, ezek hiányában a szerződés nem köthető meg, figyelemmel arra, hogy az adatok hiányában nem lehetséges a szerződés teljesítése, a szerződésből származó igények érvényesítése.
b. Ügyfél-átvilágítási kötelezettséggel kapcsolatos adatok: a fenti a. pont szerinti adatok mellett az Érintett állampolgársága, az a körülmény, hogy az Érintett a saját nevében, vagy más tényleges tulajdonos nevében jár el, utóbbi esetben a tényleges tulajdonos családi és utóneve, születési családi és utóneve, állampolgársága, születési helye, ideje, állandó lakcíme, ennek hiányában tartózkodási helye, valamint az érintett közszereplői minőségére vonatkozó adat. Amennyiben az ügyfél nem természetes személy, az adatkezelő kezeli a képviseletre jogosult nevét, beosztását, kézbesítési megbízott azonosításra alkalmas adatait, a tulajdonosi érdekeltség jellegére és mértékére vonatkozó adatot. Az adatok megadása kötelező, amennyiben az Adatkezelők és az Érintett között üzleti kapcsolat jön létre. Az adatkezelés jogalapja a Pmt. szerinti kötelezettség teljesítése.
c. Kapcsolattartáshoz szükséges adatok: név, cím, telefonszám, e-mail cím. Az adatok megadása az Adatkezelő és az Érintett közötti kapcsolatfelvételt és kapcsolattartást szolgálják. Amennyiben az Érintett nem adja meg valamely, kapcsolattartásra szolgáló adatát, vele az Adatkezelők nem tudnak kapcsolatba lépni, és nem tudják a szolgáltatást nyújtani. Így amennyiben az Érintett az Adatkezelő szolgáltatásait igénybe kívánja venni, valamely, kapcsolattartáshoz szükséges adatát meg kell adnia.
d. Ingatlannal kapcsolatos adatok: az ingatlan címe, helyrajzi száma, alapterülete, egyéb, az értékesítéssel kapcsolatos lényeges tulajdonságai, árral (eladási árral vagy bérleti díjjal) kapcsolatos információk. Amennyiben az Érintett ingatlant kínál, az adatok megadása kötelező, ezek hiányában ugyanis az Adatkezelők nem tudják a szolgáltatást nyújtani, az ingatlant hirdetni, érdeklődőknek kínálni.
e. Ingatlanról készült fényképek: az Ingatlanértékesítő az ingatlan felvétele során fényképet készít az ingatlanról, amely a hirdetésben megjelenik. A fénykép készítése minden esetben az Érintett tudtával és beleegyezésével történik, oly módon, hogy a képen személyes tárgyak lehetőleg ne szerepeljenek. A fénykép készítése nem kötelező, enélkül azonban az ingatlan értékesítése nehezebbé válik. A fénykép az Adatkezelő informatikai rendszerében tárolásra kerül.
f. Keresett ingatlanra vonatkozó adatok: amennyiben az Érintett ingatlant keres, az Adatkezelő kezelik az Érintett által megadott, a keresett ingatlanra vonatkozó adatokat (pl. alapterület, ár, elhelyezkedés).
g. A rögzített telefonbeszélgetés: az Érintett és az Adatkezelő közötti telefonbeszélgetéseket az Adatkezelők rögzíthetik, ha az a hívás jellegéből adódóan szükséges. A rögzítés minden esetben az Érintett hozzájárulásával történik, a rögzítésről az Érintett tájékoztatást kap. Amennyiben az Érintett nem járul hozzá a rögzítéshez, lehetséges a rögzítés nélküli ügyintézés. A rögzítés célja panaszkezelés, fogyasztóvédelem, az Érintett jognyilatkozatainak rögzítése. Az adatkezelés jogalapja az Érintett hozzájárulása, amelyet azzal ad meg, hogy a rögzítésről szóló tájékoztatást követően a beszélgetést folytatja.
h. Díjfizetéssel kapcsolatos adatok: Amennyiben az Adatkezelő számlát állítanak ki, kezelik a számla kiállításához szükséges adatot (vevő neve, címe, szolgáltatás meghatározása, esedékesség, díj összege).
i. Igényekkel kapcsolatos adatok: Amennyiben az Érintett és az Adatkezelő között jogvita alakul ki (így különösen az Érintett a díjat nem fizeti meg, vagy az ingatlant, a közvetített vevőnek az Adatkezelők megkerülésével adja el), az Adatkezelő kezeli az igény jogalapjára, természetére, mértékére vonatkozó adatokat, valamint az igény érvényesítését lehetővé tevő bizonyítékokat.
3.4. Az adatkezelés helye
A papíralapú dokumentumokat minden esetben a Adatkezelő őrzi.
IV. AZ EGYES ADATKEZELÉSEK
4.1. Ingatlan értékesítéséhez, bérbeadáshoz kapcsolódó adatkezelés
Az adatkezelés leírása: Az Adatkezelő elsődleges szolgáltatása az ingatlanok közvetítése, az ingatlanértékesítési, bérbeadási tevékenység elősegítése. Ezen szolgáltatást az Érintettel kötött szerződés alapján Adatkezelő nyújtja Az adatkezelés során sor kerül a szerződés megkötésére, az adatok rögzítésére, az ingatlan hirdetésére, bemutatására, érdeklődők felkutatására.
Kezelt adatok köre: A kezelt adatok a fenti 3.4. pont a-e. alpontja szerinti adatok.
Az adatkezelés célja:
Az Érintett személyének azonosítása, az Érintettel való kapcsolatfelvétel és kapcsolattartás;
Az Érintett által értékesíteni, bérbe adni kívánt ingatlan rögzítése az informatikai rendszerben, az értékesítés (bérbe adás) elősegítése;
Az ingatlanra vonatkozó hirdetések közzététele, a lehetséges vevő (bérlők) felkutatása;
Az ingatlant kereső és kínáló ügyfelek között a kapcsolat létrehozása, az ingatlanra vonatkozó ügylet létrejöttének elősegítése;
Egyeztetés a felek között az ügylettel kapcsolatban;
Az Érintett és az Adatkezelő között a megbízási szerződés létrehozása és teljesítése;
Kapcsolódó szolgáltatások (pl. energetikai tanúsítvány, értékbecslés, ingatlan felkészítése bemutatásra) nyújtása, ezen szolgáltatásokat nyújtó személyekkel való kapcsolatfelvétel elősegítése;
A jogviszonyból származó jogok gyakorlása, kötelezettségek teljesítése.
Az adatkezelés jogalapja: Az adatkezelés jogalapja az Érintett hozzájárulása, valamint az Érintett és az Adatkezelő közötti szerződés teljesítése, az Érintett által kezdeményezett lépések megtétele.
Az adatkezelés időtartama: Az adatkezelés időtartama a jogviszony megszűnését követő nyolc év. Az időtartamot az indokolja, hogy a jogviszony megszűnését követően igények érvényesítésére sor kerülhet mindkét fél részéről. A Pmt. hatálya alá tartozó adatok tekintetében a megőrzési idő ugyancsak nyolc év.
4.2. Ingatlan kereséséhez kapcsolódó adatkezelés
Az adatkezelés leírása: Amennyiben olyan Érintett lép kapcsolatba az Adatkezelővel, aki ingatlant szeretne vásárolni (bérbe venni), az Adatkezelő rögzítik az Érintett adatait, és a keresett ingatlanra vonatkozó adatokat. Amennyiben az Érintett szerződést köt, az Adatkezelő a szerződés alapján járnak el a keresés során.
Kezelt adatok köre: A kezelt adatok a fenti 3.4. pont c. és f. alpontja szerinti adatok, szerződéskötés esetén az a-b. alpont szerinti adatok.
Az adatkezelés célja:
Az Érintett személyének azonosítása, az Érintettel való kapcsolatfelvétel és kapcsolattartás;
Ingatlant kereső Érintett esetén az igények feltárása;
Az ingatlant kereső és kínáló ügyfelek között a kapcsolat létrehozása, az ingatlanra vonatkozó ügylet létrejöttének elősegítése;
Egyeztetés a felek között az ügylettel kapcsolatban;
Szükség esetén a hiteligény felmérése, és a pénzügyi szakértővel való kapcsolat felvétele;
Az Érintett és az Adatkezelő között a megbízási szerződés létrehozása és teljesítése;
A jogviszonyból származó jogok gyakorlása, kötelezettségek teljesítése.
Az adatkezelés jogalapja: Az adatkezelés jogalapja az Érintett hozzájárulása, szerződéskötés esetén az Érintett és az Adatkezelők közötti szerződés teljesítése, az Érintett által kezdeményezett lépések megtétele.
Az adatkezelés időtartama: Amennyiben nem jön létre szerződés, az Adatkezelő törli az adatokat, ha a keresés eredménytelen, és az adatkezelésnek más célja nincs. Szerződéskötés esetén az adatkezelés időtartama a jogviszony megszűnését követő öt év. Az időtartamot az indokolja, hogy a jogviszony megszűnését követően igények érvényesítésére sor kerülhet.
4.3. Megtekintési tanúsítvány
Az adatkezelés leírása: Amennyiben az Érintett számára az Adatkezelő ingatlant mutat be, a Közvetítési Nyilatkozaton kerül sor annak rögzítésére, hogy kinek, mely ingatlan bemutatására került sor. Utóbb a Közvetítési Nyilatkozat szolgál annak bizonyítására, hogy az adott ingatlant Adatkezelő mutatta be az Érintett számára.
Kezelt adatok köre: A kezelt adatok a fenti 3.4. pont a. és c. alpontja szerinti adatok, valamint a bemutatott ingatlan címe és helyrajzi száma.
Az adatkezelés célja:
Az Érintett személyének azonosítása, az Érintettel való kapcsolatfelvétel és kapcsolattartás;
Az ingatlant kereső és kínáló ügyfelek között a kapcsolat létrehozása, az ingatlanra vonatkozó ügylet létrejöttének elősegítése;
Egyeztetés a felek között az ügylettel kapcsolatban;
Nyitvatartás
Előzetes időpont egyeztetés szükséges.
